siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis
dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan
menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai
pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Oleh karenanya kami akan merumuskan
masalah dalam desain sistem umum siklus pendapatan.
Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk
menyediakan produk yang tepat ditempat dan waktu yang tepat dengan harga yang
sesuai. Siklus-siklus transaksi mengelompokkan
kegiatan-kegiatan dalam sebuah sistem informasi. Gambar di bawah ini
menunjukkan hubungan antara dua siklus transaksi jual beli dan
subsistem-subsistem sistem informasi untuk sebuah perusahaan jual-beli barang.
Perusahaan jual-beli barang adalah organisasi yang membeli barang dari pemasok
dan menjual barang tersebut ke pelanggan.
Gambar sebelah kiri menunjukkan siklus pendapatan
atau revenue cycle yang berisi transaksi-transaksi yang berhubungan
dengan proses pendapatan. Siklus pendapatan terdiri dari semua kegiatan dalam
sistem order entry/penjualan, sistem penagihan/penerimaan kas, dan sebagian
kegiatan yang relevan dalam sistem inventaris dan sistem general ledger.
Operasi - operasi siklus pendapatan menyertakan :
· Pendapatan
dan pencatatan order pelanggan
· Pengiriman
barang dan pencatatan biaya dari barang yng terjual
· Penagihan
dan pencatatan penjualan dan accounts receivable
· Pendapatan
dan pencatatan penerimaan kas
Contoh Flowchart Pendapatan Manual
Urutan Aktivitas
Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan
dari para pelanggan. Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung
jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri
pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil
pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta
memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.
a. Mengambil pesanan pelanggan
Pesanan pelanggan
dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon,
melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara
untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan
para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara
otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga
dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat.
b. Persetujuan kredit
Sebagian besar
penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit.
Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama
dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap
penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit
bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi
saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi
bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang tidak
melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan
pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.
Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan
bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan
tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang
belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.
c. Memeriksa ketersediaan persediaan
Langkah berikutnya
adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan
tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal
pengiriman.
Apabila tersedia
cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan
tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk
setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.
Ketika ketersediaan
persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu
pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan
jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan
memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang
dagangan ke bagian pengiriman.
d. Menjawab permintaan pelanggan
Pelayanan pelanggan
adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan mengunakan software
khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer
Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM
membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut
dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.
Tujuan dari CRM
adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai
suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya
adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan
cara memperdalam hubungan tersebut.
@ Pengiriman
@ Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus adalah memenuhi
pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut.
Proses ini terdiri dari dua tahap:
1. Mengambil dan mengepak pesanan
2. Mengirim pesanan tersebut
Departemen bagian penggudangan dan pengiriman
melakukan aktivitas ini.
a. Ambil dan mengepak pesanan
Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan
entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para
pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk
mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk untuk mengeluarkannya
dari persediaan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman.
Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi
dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih
responsif ke pelanggan.
b. Mengirim pesanan
Departemen pengiriman membandingkan perhitungan
fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang
dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim
secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan.
Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang
menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim. Departemen
pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan
mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari
dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen penagihan untuk
menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan faktur penjualan harus
dibuat serta dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen
pengiriman untuk catatan mereka.
Tahap selanjutnya dalam siklus sistem
informasi adalah tahap perancangan. Pekerjaan rancangan dimulai dari merancang
keluaran.
Output
Output dari sistem informasi adalah yang dibutuhkan
manajemen. Output berupa laporan yang akan digunakan sebagi alat menentukan
keputusan dan perencanaan serta pengendalian. Dalam penentuan output ada hal
yang perlu dipertimbangkan, yaitu :
·
Merancang format laporan
·
Merancang isi laporan
·
Merancang jumlah laporan, distribusi dan
lain – lain
·
Input
Dokumen yang diperlukan sebagai masukan siklus
pendapatan sebagian berasal dari pembeli. Input dari siklus pendapatan adalah
faktur penjualan.
·
Database
Database diperlukan oleh perusahaan yang menggunakan
sistem terkomputerisasi. Maka diperlukan data yang meliputi:
- Kode
barang
- jumlah pesanan
- Nama
barang
- pembelian terakhir
- Lokasi
penyimpanan
- persediaan
- Satuan
- harga beli
- Persediaan
minimum
- jumlah pengadaan kembali
·
Pengendalian
Tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas
dalam siklus pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa
semua aktivitas dilakukan secara efisien dan efektif.
1. Kehilangan
data
Akibat :
· Kehilangan
semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan hidup perusahaan.
· Selain
itu membocorkan rahasia pelanggan ke pesaing dapat menurunkan penjualan dan
bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab hukum.
Pengendalian :
· File
induk piutang usaha, penjualan, penerimaan kas dibuat cadangan secara teratur.
· Disk
dan Tape diberi label file agar tidak terhapus secara tidak sengaja
· Sistem
harus diberi password dan ID pemakai untuk melindungi file yang penting.
2. Kinerja yang
kurang baik
Akibat :
· Pelaksanaan
tugas menjadi tidak efisien dan tidak efektif.
· Hal
yang lain adalah dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.
Pengendalian :
· Menetapkan
dasar / standar penilaian terhadap efisiensi dan efektifitas.
· Membuat
laporan secara periodik untuk penilaian dan analisis terhadap sistem kerja dan
kinerja karyawan.
Prosedur Back-Order
Ketika jumlah barang dalam persediaan di gudang
tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan,
dokumen back-order akan dibuat. Dokumen ini bias berupa pesanan
penjualan yang baru atas barang yang tersisa atau salinan dari pesanan
pelanggan saat ini yang disesuaikan untuk menunjukkan produk yang belum
dipenuhi. Dokumen back-order kemudian di tempatkan
pada file sendiri sampai barang tersebit dikirim oleh
pemasok. Back0order harus dipenuhi sebelum proses penjualan baru
diproses.
Dalam waktu ke waktu, pelanggan mengembalikan barang
yang sudah dibelinya. Hal iini bias disebabkan oleh beberapa hal sebagai
berikut:
·
Penjualan mengirimkan barang yang salah
·
Barang yang dikirim ternyata rusak atau
cacat
·
Barang tersebut rusak pada saat pengiriman
·
Penjualan terlalu terlambat mengirimkan
barang atau terjadi keterlambatan karena penundaan saat transit, dan pembeli
menolak pengirim tersebut.
Ketika retur perlu dilakukan, pembelia akan meminta
penjual untuk mengembalikan pembayaran dari barang yang tidak diinginkannya
tersebut.
Prosedur Retur Penjualan
Prosedur Retur Penjualan
·Departemen Penerimaan Barang
Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan
menghitung, memerikasa, dan menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan
barang tersebut. Barang tersebut dibawa ke gudang bersama dengan salinan slip
retur barang. Salinan kedua dari slip retur barang ini dikirim ke departemen
penjualan.
·Departemen Penjualan.
Saat menerima slip retur barang, staf penjualan
menyiapkan memo kredit. Dokumen ini merupakan alat yang sah bagi pelanggan
untuk menerima pembayaran atas barang yang dikembalikan.
·Departemen Kredit
Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan
membuat keputusan untuk memberikan atau menolak pengembalian tersebut. Manajer
kemudian mengembalikan memo kredit ke departemen penjualan.
·Departemen Penagihan
Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen
penjualan dan mencatat kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri
kontra. Staf ini kemudian mengirimkan tersebut dalam jurnal penjualan ke bagian
pengendalian persediaan untuk dilakukan proses pembukuan. Pada akhir periode,
total pengembalian penjualan dirangkum dalamvoucher jurnal dan dikirim ke
departemen buku besar umum.
·Departemen Pengendalian Persediaan dan Piutang
Dagang
Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan
persediaan dan meneruskan memo kredit ke departemen piutang, di mana rekening
pelanggan akan disesuaikan. Departemen pengendalian persediaan dan piutang
dagang mengirimkan rangkuman informasi ke departemen buku besar umum. Selanjutnya,
departemen pengendalian persediaan mengirimkan voucher jurnal yang
merangkum total nilai dari pengembalian persediaan, dan departemen piutang
dagang mengirimkan rangkuman akun dari buku besar pembantu piutang dagang.
·Departemen Buku Besar Umum
Staf departemen buku besar umum
menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian
persediaan serta rangkuman akun dari departemen penagihan dan pengendalian
persediaan serta rangkumna akun dari departemen piutang dagang. Staf lalu membukukan voucher jurnal
tersebut ke akun pengendalian.
Prosedur Penerimaan Kas
· Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen
Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan
bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang
diperlukan untuk akun pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan conth dari
dokumen perputaran yang biasanya adalah bagian dari faktur yang telah
ditagihkan ke pelanggan. Ketika pembayaran dilakukan, pelanggan merobek bagian
permintaan pembayaran dan mengembalikannya ke penjual bersama dengan pembayaran
tunai.
· Departemen Penerimaan Kas
Kasir memvertifikasi dan kelengkapan antara cek
dengan permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari
ruangan penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada
proses ini.
· Departemen Piutang Dagang
Staf departemen piutang dagang melakukan proses
pembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu
piutang dagang. Setelah proses pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk
jejak audit. Pada akhir hari kerja staf departemen merangkum akun buku besar
pembantu piutang dagang dan menyerahkan rangkumannya ke departemen buku besar
umum.
· Departemen Buku Besar
Secara berkala, departemen buku besar
menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman
akun dari departemen piutang dagang. Staf melakukan proses pembukuan
dari voucher jurnal ke akun pengendali piutang dagang dan akun
pengendali kas, merekonsiliasi aun pengendali piutang dagang dengan rangkuman
buku besar pembantu piutang dagang, dan menyimpan voucher jurnal.
· Departemen Kontroler
Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari
departemen kontroler (atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur
penerimaan kas) mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen seperti
: (1) salinan dari daftar permintaan pembayaran, (2) slip setoran bank yang
diterima dari bank, (3) voucher jurnal dari departemen penerimaan kas
dan departemen piutang dagang.
SUMBER : http://siadevelopment.blogspot.com/2012/04/siklus-pendapatan.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar