4.1 Jelaskan & Sebutkan contoh apa yang anda ketahui tentang shared service ?

     Pengertian Shared Service adalah konsolidasi atau sebuah business model yang memungkinkan sumber daya – sumber daya atau resources yang ada untuk keseluruhan elemen yang ada di dalam organisasi tersebut untuk level customer-service yang sudah ditentukan sebelumnya. Shared Services adalah sebuah business unit yang terpisah yang diciptakan dalam sebuah perusahaan, sebuah organisasi atau sebuah agen yang bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan atau services kepada operating business unit dan fungsi – fungsi korporasi di perusahaan atau organisasi tersebut.
Selain itu, Shared service bisa juga berarti penyediaan sebuah service atau pelayanan oleh satu bagian dari sebuah organisasi atau grup di mana service tersebut sebelumnya sudah ditemukan di dalam lebih dari satu bagian dari organisasi atau perusahaan tersebut. Secara harafiahnya, shared service adalah sebuah service atau layanan yang di-share atau dibagi pemakaian atau penggunaannnya oleh beberapa ataupun semua bagian -bagian entitas di dalam sebuah perusahaan atau organisasi.

Ide utama dari shared service adalah “sharing” dalam sebuah organisasi atau group. Sharing ini secara fundamental dibutuhkan untuk memasukkan shared accountability atau akuntabilitas pembagian dari hasil oleh unit di mana pekerjaan yang dibagikan tersebut diboyong oleh sang provider.

HR Shared Service intinya adalah berbagi layanan. Semboyannya satu untuk semua, dengan cara mengintegrasikan dan sentralisasi semua aktivitas operasional/ transaksional sejenis melalui pemanfaatan tekhnologi informasi yang terintegrasi seperti ERP (Enterprise Resources Planning) sebagai platform-nya. Secara umum lingkup HR Shared Service mencakup eksekusi semua transaksi HR dan penanganan kebutuhan karyawan, Fungsi atau lini bisnis dan manajemen baik berupa jasa layanan maupun informasi HR.  Empat hal terpenting yang merupakan keunggulan sekaligus ciri utama HR Shared Service adalah :

1. Standarisasi, streamline dan otomasi baik itu proses, program ataupun kebijakan melalui pemanfaatan teknologi informasi / ERP platform ataupun web based sejauh memungkinkan.
2. Mengalihkan semua aktivitas transaksional termasuk administrasi data ke dalam konsep low cost channels (HR portal, HR service center dll) dan menekankan pola self service sebagai saluran utama delivery service-nya sehingga mudah, cepat dan murah.
3. Mengintegrasikan dan konsolidasi layanan lintas region dan business unit seperti standarisasi, organization alignment.
4. Memastikan kualitas layanan HR bisa terukur dalam perspektif ukuran bisnis secara kuantitatif, termonitor melalui dashboard serta world wide applied.

Dari keempat hal tersebut peranan Information Technology sangatlah penting, HR shared service mensyaratkan infrastruktur IT sebagai pilar utama disamping tiga pilar penting lainnya Organisasi, People dan Proses.

Contoh :

The New York Times sebagai salah satu perusahaan media cetak terbesar di Amerika memiliki tantangan untuk memenuhi kebutuhan konsumen agar bisa mengakses berita dimanapun baik lewat koran, radio ataupun internet. Bentuk strategi yang dilakukan adalah dengan menjadikan bagian research & development (R&D) sebagai bagian yang mendukung inovasi yang dilakukan oleh tiap unit bisnis. Salah satu hasil dari kerja sama antara bagian R&D dan unit bisnis digital operation menghasilkan aplikasi Times Reader. Selain itu, perusahaan juga mendorong karyawannya untuk menciptakan ide-ide yang bisa diaplikasikan ke dunia nyata. Bentuk inovasi lain yang dihasilkan adalah peta interaktif yang bekerja sama dengan jasa penyewaan Netflix. Peta ini nantinya akan memunculkan pola peminjaman film di 12 daerah metropolitan di Amerika. Dari beberapa hal di atas bisa dilihat bahwa fokus dari The New York Times adalah bereksperimen dengan gagasan yang berbeda. http://www.nytimes.com/

Sumber :

 

http://kristianingsih51e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2014/11/

fariza46.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2011/11/case-2-ready-for-print.docx